Inbox Makeover - saijo's blog

約2年前GTD関連のことを調べているときに、メール整理術みたいなのを見つけて、以来実践しているのだが、2年使ってみて、問題ないし、むしろ、良い。そんなわけで、もう一度振り返ってみる。

2年前ネットサーフィンでみつけたGTD関連の話題。
もうその界隈では浸透しているみたい。

詳細は、その記事(英語かつ自分は読んでいないけど)および、それらを取り扱っているブログに任せるとして、簡単にいうと、メール整理術。

・メールをタスクと見なして整理する
・詳細なフォルダ振り分けは基本なし
・従来の振り分けはフォルダではなくて検索機能がカバー

フォルダは振り分けるんだけど、観点がこれまでの(少なくとも自分の)振り分けとは違っていて、受信箱のほかに以下のものを作る。（以下は多少自分なりにアレンジしたもの。）

1.Respond
2.Action
3.Hold
4.Wait
5.Done

6にspamを作ったり、1+2でActionにしたりとみんなそれなりに変えているみたいだけど、自分は6.magaにしている。かつては、誰々フォルダとか○○開発フォルダとか、業務連絡とかメーリングリストとかフォルダが詳細化して、それを如何にきれいにするかに結構凝っていたんだけど、この5月から(正確には14日から)はこの方法に変えてみました。GMailもほぼこの思想に従っているという話も。

結局、検索すればよいし、何度も検索するものはその式を保存しておけばよい。
1〜5にどう振り分けるかは割愛。

何がよいって、受信箱が常に空なのがよい。気分的にすっきり。んでもって、フォルダをこれ以上つくらなくていいので、メールソフトとしての見た目もすっきり。（ちなみに仕事で使っているのはBecky。)返さないといけないメールも明確。仕事の状況も把握しやすい。

ただし、メールが数千通となったとき、基本はDoneに入っているはずなんだが、検索の時間がどれほどかかるか。またAction, Hold, Waitにたまりすぎはしないか。結局永続的に読みたいメールはどこにいれればよいか。受信箱にいっきに入ってくる場合、その振り分けに時間がどのくらいかかるか。

まぁ、いろいろここからカスタマイズする必要はあるけど、この１週間やってみてとりあえずよい感触だったので（さっきも書いたけど、気分的にすっきりするので）、紹介してみた。

日々、仕事に追われて、メールみたくないとか、メールのいい振り分け方ないかなぁと模索している方は、試しにやってみてはいかがでしょうか？
ただし、自己責任で(^^ゞ
保証はしません。